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श्री विष्णु कुमार शर्मा
वरिष्ठ अध्यापक संस्कृत
राजकीय उच्च माध्यमिक विद्यालय
जलवाना मेड़ता सिटी नागौर
Master Data Creation in Paymanager

रोजाना एक प्रश्न- क्रमांक 495

प्रथम नियुक्ति पर PayManager पर मास्टर डाटा क्रीऐट/अपडेट की प्रक्रिया

प्रथम नियुक्ति पर PayManager पर मास्टर डाटा क्रीऐट/अपडेट की प्रक्रिया

पे-मैनेजर पर मास्टर डेटा तैयार करने से पहले SIPF NEW PORTAL पर DDO लॉगिन से कार्मिक की Employee-ID तैयार करावें, उसके बाद में पे-मैनेजर/प्रिपेमेनेजर पर मास्टर डेटा क्रिएट करें। कार्मिक की एंप्लॉय आईडी पे-मैनेजर मास्टर डाटा के लिए आवश्यक है। उसके बाद Pay Managar डाटा अपडेट करने की प्रोसेस निम्न प्रकार है।

• सबसे पहले Paymanager पर DDO-ID से Login करें, सबमिट करते ही आपके सामने pay managar का मुख्य पेज ओपन होगा उस पर आपको प्रथम MASTER का ऑप्शन दिखाई देगा।
• Master में EMPLOYEE Detail का ऑप्शन दिखाई देगा, EMPLOYEE Detail पर क्लिक करें।
• क्लिक करते ही आपके सामने एम्प्लॉय विवरण का पेज ओपन होगा।
• पेज के राइट साइड में पहले से कार्यरत कार्मिको की सूची दिखाई देगी।
• पेज के लेफ्ट साइड में आपको पर्सनल डिटेल बैंक डिटेल आदि के 10 ऑप्शन दिखाई देंगे जिनको आप को एक-एक करके अच्छी तरह फिल अप करना है।

Personal detail

• अब आप कार्मिक का मास्टर डाटा तैयार करने के लिए Personal detail में Employee ID भरें और नीचे get data पर क्लिक करे।
• get data से कार्मिक का नाम , पिता का नाम , जन्म दिनांक आदि कॉलम ऑटो फिलअप हो जाएंगे। शेष कॉलम की डिटेल भरे।
• कुछ एंट्री फिल अप करने के बाद में नीचे HRA एलिजिबल में X 9% सेलेक्ट करें।
• Bikaner, Jaipur, Jodhpur, Kota, Ajmer शहरी क्षेत्र के लिए Y 18% सेलेक्ट करें।
• संबंधित डिपार्टमेंट सेलेक्ट करें और सबमिट करें। Post By – Paymanager Info

STATUS

• प्रथम ऑप्शन में सर्विस केटेगरी भरे।
• मंत्रालयिक कार्मिकों (सहायक कर्मचारी/कनिष्ठ सहायक/वरिष्ठ सहायक) हेतु ministerial, अध्यापक एवं वरिष्ठ अध्यापक हेतु – subordinate (Non Gazetted) सलेक्ट करें।
• व्याख्याता प्रधानाध्यापक या उच्च केटेगरी के STATE SEVRICE (Gazetted) सलेक्ट करें।
• सब कैटेगरी में प्रोबेशन सेलेक्ट करें।
• Entitlement status में NPS Form1-1 -2004 सेलेक्ट करें ।

Pay and Bank detail

• पे कमिशन – seventh
• पे स्केल- पद के अनुसार लेवल सेलेक्ट करें। जैसे- कनिष्ठ सहायक-LP5, अध्यापक-LP10 आदि

Note- प्रोबेशन में लेवल LP सलेक्ट करें। स्थायीकरण के बाद L सलेक्ट करें।

• बेसिक ऑटो अपडेट होगी।
• NPAऔर HRA नॉट एलिजिबल करें। Post By – Paymanager Info
• अपना बैंक विवरण भरें – IFSC कोड, बैंक का नेम / ब्रांच नेम , बैंक अकाउंट नम्बर फीड करें।
• इंक्रीमेंट डेट- स्थायीकरण के बाद फर्स्ट जुलाई की डेट ओर साल फिल अप करें।

प्रथम नियुक्ति पर PayManager पर मास्टर डाटा क्रीऐट/अपडेट की प्रक्रिया

Contact Details

• Present address में वर्तमान पता जहां आप निवास कर रहे हैं फिल अप करें ।
• Permanent address में आप का स्थाई पता भरे ।

Note अगर आपका दोनों एड्रेस सेम है तो आप बॉक्स में टिक लगावें।

• मोबाइल नंबर और ईमेल एड्रेस भरे।

Employee Dates

• डेट ऑफ जॉइनिंग -नियुक्ति तिथि भरे। Post By – Paymanager Info
• डेट ऑफ जॉइनिंग रेगुलर सर्विस – स्थायीकरण तिथि भरे।
• डेट ऑफ प्रेजेंट डेजिग्नेशन -वर्तमान पद की नियुक्ति तिथि भरे ।
• डेट ऑफ जॉइनिंग प्रजेंट डीडीओ वर्तमान DDO office में जोइनिंग तिथि भरे।
• डेट ऑफ प्रजेंट पे स्केल – वर्तमान पे स्केल ( वेतन श्रृंखला)की डेट भरे।
• डेट ऑफ कन्फर्मेशन – स्थायीकरण की डेट भरे

नोट:-Date of regular service, Increment Date स्थाईकरण होने के बाद भरी जाती है।

Employee Number

• GPF number – कार्मिक की एंप्लॉय आईडी फिल अप करें।( रिक्त भी छोड़ सकते है)
• SI Number- रिक्त छोड़े।
• आधार नंबर , पेन नंबर भरें।
• प्राण नंबर – वर्तमान में सरकार ने NPS की जगह GPF शुरू कर दी है इसलिए इन नंबरों की आवश्यकता नही है।

Family Detail

• इसमें आप अपने पारिवारिक सदस्यों के नाम ऐड कर सकते हैं। पारिवारिक सदस्य का नाम, रिलेशन, जन्म दिनांक और working/ non-working सिलेक्ट करके फिल अप करें।

Scheme

• Employee Nomination Detail में कार्मिक अपनी GPF, SI, GPA स्कीम में नॉमिनी का नाम , रिलेशनशिप, जन्म दिनांक, Percentage Share में भरे।

Note – आप एक से अधिक व्यक्तियों को नॉमिनी ऐड कर सकते हैं। कुल शेयर 100% ही होना चाहिए।

IMAGES : इसमें कार्मिक अपनी निर्धारित साइज में अपलोड करें

• Photo – 50 kb, Signature- 20 kb, Thumb- 50 kb. कैप्चा भरे और सबमिट करें।

Corp Details Post By – Paymanager Info

• PAY NAME मे- HITKARI NIDHI, Corp A/C Number – 51020721611, डिटेल सबमिट करे।

इस प्रकार नव नियुक्त कार्मिक की सभी डिटेल को फीड करें और फाइनल सबमिट कर देवें, पूरी प्रोसेस के बाद कार्मिक का मास्टर डाटा तैयार हो जाएगा और पेमैनेजर पर यूनिक आईडी क्रिएट हो जाएगी।मास्टर डाटा पीडीएफ में प्राप्त करने के लिए Report > Employee Detail > Employee Master Detail पर क्लिक कर डाउनलोड करें। Post By – Paymanager Info

श्री भगवती लाल सनाढ्य
अतिरिक्त प्रशासनिक अधिकारी
जिला शिक्षा एवं प्रशिक्षण संस्थान
(डाईट) बून्दी (जिला – बून्दी)

रोजाना एक प्रश्न- क्रमांक 483-487

सेवानिवृत्ति के समय समस्त परिलाभ समय पर प्राप्त हो, इसके लिए समयबद्ध की जाने वाली समस्त कार्यवाही की जानकारी

प्रश्न : मेरी सेवानिवृत्ति दिनांक 1 अप्रैल 2023 से 31 मार्च 2024 के मध्य में है मुझे समय-समय पर क्या क्या कार्यवाही करनी चाहिए ताकि सेवानिवृत्ति के समय समस्त परिलाभ मुझे समय पर ही मिल जाए?

उत्तर : इसके लिए निम्न कार्यवाही प्रारंभ करें।

• स्वयं तथा नॉमिनी एवं अन्य परिवार के सदस्यों के निम्न दस्तावेज की फोटो कॉपी करें
  • आधार कार्ड
  • पैन कार्ड
  • बैंक खाता पासबुक
  • कक्षा दसवीं की मार्कशीट
• कक्षा दसवीं की मार्कशीट के आधार पर उपर्युक्त सभी दस्तावेजों में नाम, पिता का नाम व जन्म तिथि में एकरूपता होनी चाहिए जरा सी भी गलती नहीं होनी चाहिए अगर कहीं पर गलती है तो कक्षा दसवीं की मार्कशीट के आधार पर सभी जगह सही करवा लेवे।
• अपनी पेमैनेजर की आईडी से अपने मास्टर डाटा का प्रिंट निकाले एवं गत माह की पे स्लिप भी निकाल लेवे।
• अपने मास्टर डाटा में अंकित प्रविष्टियों की जांच बारीकी से करें अगर कहीं छोटी या जरा सी भी गलती है तो उसे सुधार करवाएं मास्टर डाटा के प्रत्येक कालम की पूर्ति अति आवश्यक है।
• मास्टर डाटा में अंकित प्रविष्टियाँ ही एक रूपता के साथ में ही अपने एस.एस.ओ. व शाला दर्पण में दर्ज होनी चाहिए।

पेंशन सीरीज भाग -दो : अगर आपने मास्टर डाटा वेल अपडेट कर दिया हो तो आगे निम्न प्रक्रिया अपनाएं अपनी सेवा पुस्तिका में निम्न विवरणानुसार कंप्लीट चेक करना है।

• सर्विस बुक के प्रथम पृष्ठ पर नॉमिनेशन फॉर्म (जी.ए.126) लगा होना चाहिए।
• प्रथम नियुक्ति आदेश और स्थायीकरण का दाखिला लगा होना चाहिए।
• प्राप्त सभी चयनित वेतनमान/ए.सी.पी. का दाखिला लगा होना चाहिए
• सर्विस बुक के प्रथम पृष्ठ की समस्त प्रविष्ठियों का मूल रिकॉर्ड से अक्षरत: मिलान होना चाहिए।
• सर्विस बुक अतिरिक्त अटैच है तो उसमें भी प्रथम पृष्ठ की पूर्तियां करनी चाहिए।
• प्रथम नियुक्ति से आज दिन तक सेवा प्रमाणीकरण होना चाहिए। दिनांक पर कटिंग नहीं होनी चाहिए व दोहरा सत्यापन नहीं होना चाहिए । अगर कटिंग हो गई है तो वहीं से प्रमाणित करनी चाहिए । प्रत्येक सेवा प्रमाणीकरण पर लाल स्याही से क्रम से क्रमांक अंकित होने चाहिए।
• पीएल व मेडिकल अवकाश चेक करें (पीएल की जांच करने के लिए राजसेवक वेबसाईट पर श्री हंसराज जी जोशी, प्रधानाचार्य द्वारा तैयार किया गया सॉफ्टवेयर उपयोग में ले सकते हैं) व अवकाश लेखा के ऊपर नाम, पद, जन्मतिथि, प्रथम नियुक्ति तिथि, सेवानिवृत्ति तिथि व निवास स्थान अगर अंकित नहीं है तो लिख देवें।
• डीडीओ की सील पर कहीं पर हस्ताक्षर छूट गए है तो करवाना है।
• समस्त फिक्सेशन व विकल्प पत्र की प्रविष्ठियां चेक कर लेवे।
• समस्त वार्षिक वेतन वृद्धियां चेक कर लेवे व वार्षिक वेतन वृद्धि के सामने सेवा पुस्तिका के कॉलम नंबर 8 में कार्मिक के हस्ताक्षर चेक कर लेवे।
• प्रथम नियुक्ति से आज दिन तक स्थानांतरण, समायोजन, पदोन्नति होने पर कार्यमुक्त व कार्यग्रहण का दाखला चेक करें।
• सेवा पुस्तिका के प्रथम पृष्ठ पर जन्मतिथि अंकों व शब्दों में सही लिखी हुई होनी चाहिए 10th बोर्ड प्रमाण पत्र संख्या डालकर संस्था प्रधान द्वारा प्रमाणित होनी चाहिए।
• अगर आपसे कोई अधिक भुगतान की वसूली की गई है तो पूर्ण विवरण के साथ सेवा पुस्तिका में दाखला लगा होना चाहिए।
• अगर निलंबित रहे हो या अवैतनिक अवकाश लिया है तो भी दाखिला होना चाहिए।
• अगर कोई दीर्घकालीन ऋण लिया है तो उसका पूर्ण विवरण दर्ज होना चाहिए।

पेंशन सीरीज – भाग-3, अगर सेवा पुस्तिका पूर्णतया: चेक कर ली हो तो निम्न विवरणानुसार आगे की कार्यवाही करें :-

• माह नवंबर 2022 में ₹50 का स्टांप पेपर अपने नाम का लेकर उस पर ‘प्रपत्र 6’ टाइप कर नोटरी से प्रमाणित कराकर अपने संस्था प्रधान को दे देवें ताकि समय पर सेवानिवृत्ति आदेश जारी हो सके।
• माह नवंबर 2022 के वेतन बिल से राज्य बीमा की अंतिम कटौती करवावे।
• दिसंबर 2022 के प्रथम सप्ताह में अपनी एसएसओ आईडी से राज्य बीमा क्लेम लेने हेतु ऑनलाइन आवेदन करना है और आवेदन की प्रिंट निकाल कर हार्ड कॉपी अपने संस्था प्रधान को देनी है साथ ही मूल राज्य बीमा पॉलिसी बांड भी देना है राज्य बीमा पासबुक भी अंतिम कटौती तक प्रविष्टि करके देना है।
• राज्य बीमा अंतिम भुगतान हेतु ऑफलाइन परिपक्वता दावा प्रपत्र पार्ट-अ एवं पार्ट- ब तथा परिशिष्ट-क भी भर कर देना है।
• सत्र 2011-12 से आज दिनांक तक अपने पेमैनेजर की आई.डी. से GA55 ए की प्रिंट निकाल कर हार्ड कॉपी अपने संस्था प्रधान को देना है।
• संस्था प्रधान से निवेदन कर राज्य बीमा परिपक्वता अंतिम भुगतान प्राप्त करने हेतु अग्रेषण पत्र लगाकर उपर्युक्त समस्त दस्तावेज अपने जिले के राज्य बीमा एवं प्रावधायी निधि विभाग को भिजवा देवें ताकि अप्रैल 2023 के प्रथम सप्ताह में आपको राज्य बीमा क्लेम की राशि प्राप्त हो जाए।

पेंशन सीरीज – भाग 4, अब इससे आगे निम्न विवरणानुसार कार्य करें।

• अपनी सेवानिवृत्ति की तिथि से 8 माह पूर्व पेंशन कुलक 4 प्रतियों में तैयार करें। एक प्रति अपने पास रखे एवं 3 प्रति अपने संस्था प्रधान को देकर प्राप्ति रसीद ले लेवे। राजसेवक वेबसाइट पर श्री प्रवेश कुमार जी शर्मा, लेखाधिकारी, बीकानेर का पेंशन कुलक सॉफ्टवेयर को उपयोग में ले सकते हैं जो पूर्णतया: राज्य सरकार के आदेशों के अनुरूप बनाया है
• अपने संस्था प्रधान से निवेदन कर अग्रेषण पत्र लगवा कर यथा स्थान पेंशन कुलक पर उनके हस्ताक्षर करवाकर मोहर लगवाकर उनसे उच्च अधिकारी के पास भिजवा देवें।
• अपनी सेवानिवृत्ति से 1 माह पूर्व जीपीएफ की कटौती बंद करवा देवें।
• GA55 सत्र 2011-12 से आज तक प्रिंट निकाल कर अपने संस्था प्रधान को हार्ड कॉपी दे देवें।
• जीपीएफ पासबुक अंतिम कटौती तक अपडेट कर दे देवें।
• सेवानिवृत्ति के माह के प्रथम सप्ताह में अपनी एस.एस.ओ. आई.डी. से जी.पी.एफ. का अंतिम भुगतान प्राप्त करने हेतु ऑनलाइन आवेदन करें और उसके बाद उसकी प्रिंट निकाल कर अपने संस्था प्रधान को दे देवें।
• अपने नाम का ₹50 का स्टांप पेपर लेकर उस पर जीपीएफ अंतिम भुगतान प्राप्त करने हेतु शपथ पत्र टाइप करवा कर किसी भी राजपत्रित अधिकारी से प्रमाणित करवा कर अपने संस्था प्रधान को दे देवें
• निम्न डॉक्यूमेंट की नाम वाइज पीडीएफ बनावे तथा ऑनलाइन करने से पूर्व उन पीडीएफ को नाम वाइज अपलोड करें
  • सेवानिवृत्ति आदेश
  • जीपीएफ पासबुक
  • शपथ पत्र
• अपने संस्था प्रधान से अग्रेषण पत्र लगवाकर अपने जिले के राज्य बीमा एवं प्रावधायी निधि विभाग को भिजवा देवें ताकि आप की सेवानिवृत्ति माह के अगले माह के प्रथम सप्ताह में भुगतान प्राप्त हो सके।

पेंशन सीरीज : भाग – 5 पांच अब आगे सेवानिवृत्ति के दिन निम्न विवरणानुसार कार्य करें।

• अपने पास जो भी चार्ज हो वह संस्था प्रधान की आज्ञा से संबंधित को संभलाकर अदेय प्रमाण पत्र तैयार कर उस पर संबंधित प्रभारियों से नो डूयूज़ के हस्ताक्षर करवाकर संस्था प्रधान से प्रमाणित करवा कर एक प्रति अपने पास में रख कर एक प्रति संस्था प्रधान को दे देवें।
• शाला दर्पण से अपना कार्यमुक्ति आदेश निकलवा कर मूल दो प्रति में प्राप्त करें उसमें से एक प्रति अपने पास रखे व एक प्रति को कोषालय में जीपीओ, सीपीओ व पीपीओ का भुगतान प्राप्त करने के समय पर दे देवें।
• सेवानिवृत्ति के समय जितनी भी पी.एल. शेष है उसका भुगतान प्राप्त करने हेतु निर्धारित आवेदन पत्र भरकर अपने संस्था प्रधान को देवें।
• संस्था प्रधान से सेवानिवृत्ति पर शेष पी.एल. के भुगतान करने की स्वीकृति प्राप्त करें।
• सेवानिवृत्ति के दिन या उसके आगे के दिनों में पी.एल. का भुगतान करने हेतु डी.डी.ओ. की पे मैनेजर की आई.डी. से बिल बनाने हेतु अपने संस्था प्रधान से निवेदन करें ताकि समय पर आपको भुगतान मिल सके।
• सेवानिवृत्ति के माह का भुगतान प्राप्त हो जाए तो एल.पी.सी. दो प्रति में मूल प्राप्त करें।
• सेवानिवृत्ति के बाद जब भी कोषालय में वर्किंग-डे हो उस दिन वहां जाकर अपने जीपीओ, पीपीओ व सीपीओ की राशि प्राप्त करने हेतु कोषाधिकारी से मिले एवं आवश्यक दस्तावेज उन्हें उपलब्ध करावे सिखो और सिखाओ ग्रुप के सदस्यों द्वारा कड़ी मेहनत से तैयार कर एडमिन पैनल द्वारा अप्रूव होने के बाद निस्वार्थ भाव से शेयर की गई रोजाना एक प्रश्न की प्रश्नोत्तरी क्रमांक 457 को देखें
• जब सभी भुगतान प्राप्त हो जाए तब अपने घर, परिवार की आवश्यकता के अनुरूप राशि रखकर बाकी की शेष राशि को केंद्रीय, राज्य, राष्ट्रीयकृत बैंक की विभिन्न योजना या सावधानीपूर्वक अन्य कहीं निवेश करें।

तैयारकर्ता
श्री लीलाराम जी प्रधानाचार्य
राउमावि मुबारिकपुर (रामगढ) अलवर
निवासी- दोहडा (किशन गढ बास) अलवर
Manual for guarding of records in rajasthan

शिक्षा निदेशालय बीकानेर द्वारा जारी शिक्षा विभागीय नियमावली 1997 के अध्याय 8( 2) के अनुसार शिक्षण संस्थान, पब्लिक कार्यालयों में संधारित अभिलेखों के परिरक्षण के लिए जारी अभिलेखों की परिरक्षण अवधि निम्न अनुसार होगी। Manual for guarding of records in rajasthan

1 वर्ष के लिए :

अवकाश आवेदन पत्र, अवकाश रजिस्टर, लिपिक डायरी, जनगणना एवं चुनाव पत्रावली, उत्तर पुस्तिकाएं, प्रश्न पत्रों के लिफाफे एवं शेष रहे प्रश्नपत्र, शैक्षिक कार्य निरीक्षण, अदेय प्रमाण पत्र, अनुपस्थिति प्रमाण पत्र, अध्यापक डायरी, आदेश पंजिका आदि

2 वर्ष के लिए :

प्राइवेट ट्यूशन हेतु अनुज्ञा रजिस्टर, नियुक्ति हेतु आवेदन पत्र, संस्थापन संबंधी सूचना तैयार करने संबंधी अभिलेख, छात्रों अध्यापकों को रियायती टिकट संबंधी पंजिका, विद्यालय संसद पत्रावली, शाला संगम पत्रावली, शाला क्रीड़ा पत्रावली, शिक्षक अभिभावक संघ पत्रावली, प्रमाण पत्रों पर हस्ताक्षर पत्रावली, रेड क्रॉस एनएसएस, एनसीसी, स्काउट गाइड पत्र व्यवहार पत्रावली, परीक्षा केंद्र पत्रावली, परीक्षा संबंधी शिकायत पत्रावली

अन्य रोजाना एक प्रश्न

3 वर्ष के लिए :

अवकाश खाता, लोक सेवा आयोग को आवेदन पत्र भेजने संबंधित पत्रावली, उपस्थिति रजिस्टर (ऑडिट होने तक) आवश्यक प्रारंभिक जांच पंच निर्णय और वाद करण के मामले, बैठकों और सम्मेलनों की व्यवस्था, कार्य ग्रहण प्रतिवेदन प्रतियां, डाक पुस्तिका पत्र व्यवहार, सामान्य पत्र व्यवहार उत्सव रजिस्टर, अल्प बचत संबंधित पंजिका, वृक्षारोपण संबंधित पंजिका, नामांकन अभिवृद्धि पंजिका, चरित्र प्रमाण पत्र जारी करने की पुस्तिका, यात्रा भत्ता बिल रजिस्टर नियंत्रण अधिकारी के प्रति हस्ताक्षर हेतु प्रस्तुत यात्रा भत्ता दावा का रजिस्टर, आकस्मिक प्रभारो का रजिस्टर (ऑडिट होने के बाद) वाहन क्रय भवन निर्माण हेतु, अग्रिम आवेदन पत्र बिलो को भुनाने संबंधी रजिस्टर, चिकित्सा प्रतिपूर्ति बिल (समपरीक्षा पूर्ण होने के 1 वर्ष पश्चात जो भी बाद में हो ) , मानदेय रजिस्टर

5 वर्ष के लिए :

• सेवा पुस्तिका (मृत्यु , सेवानिवृत्ति, पेंशन स्वीकृति के पश्चात जो भी बाद में हो) सर्विस रोल, व्यक्तिगत पत्रावली उपरोक्त अनुसार सार्वजनिक परीक्षा हेतु विभागीय अनुज्ञा आवेदन पत्र
• शिकायत एवं जांच पत्रावली निस्तारण होने के 1 वर्ष तक
• विभागीय जांच पुनः अवलोकन एवंं अपील, 80 सीपीसी सरकार के विरुद्ध सिविल वाद
• कार्यालय निरीक्षण रिपोर्ट रिक्त पदों की पूर्ति के संबंध में पत्राचार
• भवन किराए संबंधी राजकीय आवास आवंटन
• कर्मचारियों से राजकीय भवन किराए संबंधी (बकाया राशि वसूली के बाद)
• हड़ताल व धरने संबंधी पत्रावली
• विद्यालय व नए विषयों को खोलने की विभागीय स्वीकृति पत्रावली
• प्राथमिक से उच्च प्राथमिक विद्यालय होने पर पंचायत समिति से पत्र व्यवहार
• छात्र उपस्थिति रजिस्टर
• छात्रावास प्रवेश पंजिका
• छात्रावास उपस्थिति पंजिका भोजनशाला पंजिका
• छात्र-निधि से भुगतान किए गए वाउचर ऑडिट उपरांत
• छात्र शुल्क रजिस्टर ऑडिट उपरांत
• छात्र प्राप्ति रसीद
• ऑडिट रजिस्टर राशि
• बजट अनुमानों से संबंधित प्रारूप
• लेखा बिलों की पर्ची टीवी नंबर का इन्द्राज बिलों में करने के बाद, लेखा शीर्षक द्वारा व्यय दर्शाने वाले रजिस्टर
• बजट कंट्रोल रजिस्टर आदि के अतिरिक्त बजट मांग पत्रावली
• स्थाई अग्रिम बिल रजिस्टर
• रजिस्टर वेतन भत्तों का
• पोस्टल आर्डर द्वारा किए गए भुगतान का रजिस्टर
• आकस्मिक प्रभारो के डीसी बिलो का रजिस्टर
• आकस्मिक बिल वाउचर अभिस्वीकृति जो कार्यालयों में रखे हुए हैं ऑडिट होने के पश्चात 1 वर्ष तक
• सेवा डाक टिकटों का रजिस्टर आदि।

10 वर्ष के लिए :

विभिन्न प्रशिक्षण में प्रतिनियुक्त पत्रावली, स्थानांतरण नियुक्ति निधि पंजिका, ऋण एवं अग्रिम आवेदन पत्र भवन निर्माण हेतु, सरकार से प्राप्त सहायता संबंधी पत्रावली, छात्रों की जन्म तिथि परिवर्तन (एस आर रजिस्टर में चस्पा किया जाए) छात्र छात्राओं के नाम,जाति परिवर्तन, बोर्ड द्वारा मान्यता, अध्ययन ऋण छात्रों हेतु, छात्र कोष रोकड़ बही, कॉशन मनी पंजिका, छात्रावास रोकड़ पंजिका ऑडिट उपरांत वाउचर ऑडिट उपरांत, यात्रा भत्ता बिल ऑडिट होने के 1 वर्ष, चिकित्सा पुनर्भरण बिल

अन्य दस्तावेज :

पेंशन प्रकरण ( सेवानिवृत्ति, पेंशन स्वीकृति के पश्चात) 7 वर्ष, अमान्य पेंशन प्रकरण 25 वर्ष, संस्थापन रजिस्टर 40 वर्ष, स्कॉलर रजिस्टर 40 वर्ष, टी सी बुक 40 वर्ष,-छात्र ड्यूज रजिस्टर बकाया की वसूली के बाद, छात्र शुल्क मुक्ति पंजिका ऑडिट होने तक, छात्र दंड पंजिका छात्र के विद्यालय में पढ़ने तक ,छात्रों से बकाया वसूली की प्राप्ति पंजिका ऑडिट होने तक, रसीद बुक जारी करने का रजिस्टर ऑडिट होने तक, वेतन बिल और निस्तारण पंजिका 40 वर्ष,अग्रिमो का ब्योरेवार संवितरण लेखा 40 वर्ष, निक्षेप और प्रतिसन्ग्यो का रजिस्टर 20 वर्ष, उधारो और अग्रिम तथा विवरण का रजिस्टर 40 वर्ष ( पूर्ण वसूली के 5 वर्ष तक)

एडमिन की अन्य पोस्ट

स्थायी अभिलेख :

वेतन वृद्धि रजिस्टर, पदों का सृजन, भूमि अधिग्रहण, दान में प्राप्त भवन संबंधी अभिलेख, भवन निर्माण में अतिरिक्त निर्माण कार्य, राजकीय आवास निर्माण, भूमि अवाप्त करने संबंधी, विद्यालय प्रारंभ खोलने, क्रमोन्नत संबंधी, उच्च प्राथमिक विद्यालय /माध्यमिक विद्यालय में क्रमोन्नत होने पर हस्तांतरण कार्यवाही पत्रावली, पुस्तकालय परिग्रहण रजिस्टर, विभिन्न पत्र-पत्रिकाओं के इंद्राज संबंधी रजिस्टर, खोई हुई व नष्ट हुई पुस्तकों का रजिस्टर, बोर्ड परीक्षा केंद्र होने पर राशि व्यय का ब्यौरा रजिस्टर, स्टॉक सामग्री प्राप्ति रजिस्टर, स्टॉक सामग्री प्राप्ति इंद्राज रजिस्टर, विद्यालय वाहन संबंधी रजिस्टर, रोकड़ बही, चेक ड्राफ्ट, पोस्टल आर्डर आदि की प्राप्ति और निपटारा रजिस्टर, खाता बही,खाता बही लेखे, रसीद, चेकबुक, पर्युक्त, आंशिक प्रयुक्त एवं रजिस्टर, रोकड़ चालान, रोकड़ चालान रजिस्टर, विशेष वसूली रजिस्टर, आहरित वेतन एवं भत्ते का रजिस्टर, सरकार /वित्त विभाग द्वारा जारी परिपत्र/ संशोधन पत्रावली, विभागाध्यक्ष द्वारा जारी आदेश, कार्यालय अध्यक्ष द्वारा जारी आदेश पत्रावली आदि। manual for guarding of records in rajasthan

Note : स्कूलों में कर्मचारी उपस्थिति रजिस्टर,SR रजिस्टर,परीक्षा परिणाम रजिस्टर,कैशबुक आदि जैसे अन्य आवश्यक रजिस्टर जितने भी है उनको लम्बे समय तक संभाल कर रखे जाने चाहिए।

पोस्ट तैयारकर्ता
Signature Change Process Rajasthan
श्री लोकेश कुमार जैन, व्याख्याता
राउमावि चंदोड़ा, तह- सेमारी
जिला – उदयपुर (निवासी-सेमारी)
Admin Introduction

कर्मचारी के हस्ताक्षर बदलने की क्या प्रक्रिया है तथा हस्ताक्षर हिन्दी मे हो या अंग्रेजी में ?
Signature Change Process Rajasthan

राजकीय सेवा में हस्ताक्षर व्यक्ति की विशिष्ट पहचान होती है। सेवा पुस्तिका मे किये गये हस्ताक्षर का विभाग से अन्य जगह किये गये हस्ताक्षर से समान होना आवश्यक नहीं हैं। राजकीय आदेशानुसार सभी कार्मिको के हस्ताक्षर हिन्दी मे करना अनिवार्य माना है। यदि कोई कार्मिक किसी कारणवश या अज्ञानतावश यदि हस्ताक्षर हिन्दी मे नही कर रहा है तो उसे हस्ताक्षर बदलने का सुझाव दिया जाता है। कई कार्मिक प्रारम्भ से ही या सेवा में आने के बाद हस्ताक्षर अंग्रेजी में कर रहे होते है उन्हें राजकीय आदेशो की पालना में अपने हस्ताक्षर हिन्दी भाषा मे करने की आवश्यकता होती है। कई बार जोइनिंग के वक्त ही जानकर डीडीओ अथवा नियंत्रण अधिकारी द्वारा हस्ताक्षर हिन्दी मे ही स्वीकार किये जाते है जिससे कार्मिको को भविष्य में सहूलियत रहती है।

Signature Change Process Rajasthan
हस्ताक्षर में बदलाव के संभावित कारण :

🚹 हस्ताक्षर हिन्दी मे नही होना 🚹 सुरक्षा की दृष्टि से बदलाव

🚹 समय के साथ हस्ताक्षर शैली में बदलाव 🚹 हस्ताक्षर का अधिक लंबा व क्लिष्ट होना

हस्ताक्षर में बदलाव :

1. हस्ताक्षर हिंदी में करने के आदेश जारी हुए थे।

2. उपस्थिति पंजिका में लघु हस्ताक्षर भी किए जा सकते है।

3. यदि अंग्रेजी में हस्ताक्षर कर रहे हैं तो DDO को हस्ताक्षर परिवर्तन हेतु प्रार्थना पत्र देकर उनसे नए हस्ताक्षर प्रमाणित करवाएं तथा सेवा पुस्तिका में भी नए हस्ताक्षर DDO से निर्धारित स्थान पर प्रमाणित करावे व चाहे तो उपस्थिति पंजिका लघु हस्ताक्षर कर सकते है।

एडमिन की अन्य पोस्ट

Signature Change Process Rajasthan
आवेदन कर प्रमाणित कैसे करवाए :

1. अपने DDO को लिखित में हस्ताक्षर बदलने हेतु प्रार्थना पत्र द्वारा आवेदन करें।

2. DDO अनुमति देंगे एवं सेवापुस्तिका में नये हस्ताक्षर करवा कर उसे मय दिनांक प्रमाणित कर देंगे।

3. सेवापुस्तिका में हस्ताक्षर प्रमाणित हेतु अलग से स्थान निर्धारित है।

4. राज्य सरकार के निर्देश अनुसार सभी राज्य कर्मचारियों के हस्ताक्षर हिंदी में करना अनिवार्य है।

5. सेवा पुस्तिका में नए हस्ताक्षर को DDO प्रमाणित करेंगे व प्रार्थना पत्र की प्रमाणित की हुई प्रति सर्विस फ़ाइल में रहेगी।

विशेष- हस्ताक्षर हिंदी में ही अनिवार्य है और DDO को प्रार्थना पत्र देकर , सर्विस बुक में कभी भी परिवर्तन करवाये जा सकते है।

अन्य रोजाना एक प्रश्न

• सेवा पुस्तिका में प्रथमबार हस्ताक्षर प्रमाणित कराने वाले पृष्ठ में नीचे नोट अंकित है कि इस पृष्ठ के लेख (अंगुलियों व अंगूठे के निशानों को छोड़ कर) कम से कम पांच वर्ष बाद नवीनीकरण व पुनः प्रमाणीकरण किया जावे। पांच साल के बाद तो अति आवश्यक है चाहे तो पहले भी कर सकते है।
• नोट :यह इबारत सेवा पुस्तिका में हस्ताक्षर वाले पेज के नीचे लिखी हुई मिलेगी : इस पृष्ठ के लेख कम से कम प्रत्येक पाँचवें वर्ष नवीनीकरण तथा पुनः प्रमाणित होने चाहिए तथा 9 व 10 के खाने में हस्ताक्षर मय पद दिनाङ्क होना चाहिए। इस नियम के अन्तर्गत अंगुली की छाप नये सिरे से लेने की आवश्यकता नहीं है।

Note : The entries in this page should be renewed or re-attested at least every five years and the signature in Column no.9 & 10 should be dated. Finger prints need not be taken after every five years under this Rule.

प्रश्न #164 : नवनियुक्त कार्मिक के वेतन भुगतान हेतु क्या प्रक्रिया होगी ? सामान्य जानकारी देवे।

उत्तर : नवनियुक्त कर्मचारी के वेतन भुगतान हेतु वर्तमान परिपेक्ष्य में निम्न प्रक्रिया होगी :

1. सर्वप्रथम नवनियुक्त कार्मिक अपने आवेदन के समय दिए गये अपने समस्त दस्तावेजो की प्रमाणित प्रति मय नियुक्ति आदेश, फिटनेस सर्टिफिकेट व पुलिस सत्यापन सहित के डीडीओ के पास जमा करवाएगा।

कार्यग्रहण के बाद डीडीओ द्वारा कर्मचारी की सेवापुस्तिका मय पत्रावली नियमानुसार संधारित की जाएगी।

2. सर्वप्रथम कर्मचारी को एम्प्लोयी आईडी जारी करवाने हेतु निर्धारित प्रपत्र में समस्त डिटेल भरकर डीडीओ को जमा करवाना होगा जिसको डीडीओ द्वारा अपनी एसएसओ आईडी के माध्यम से एसआईपीएफ पोर्टल में ऑनलाइन कर बीमा विभाग को अग्रेषित की जाएगी।

(नोट :- एम्प्लोयी आईडी फॉर्म की जाँच डीडीओ के द्वारा की जाएगी इसमें भरी समस्त जानकारी बिल्कुल सही होनी चाहिए)

3. एम्प्लोयी आईडी जारी होने के उपरांत कार्मिक को प्रान नंबर जारी करवाने होते है जिसकी प्रक्रिया को ऑनलाइन कर दिया गया है।

अतः कार्मिक को डीडीओ के माध्यम से अपने प्रान नंबर जारी करवाने हेतु आवेदन करना होगा।

(नोट : कर्मचारी की आईडी पेमैनेजर पर फीड करने के लिए एम्प्लोयी आईडी नंबर, प्रान नंबर, आधार नंबर, पैन कार्ड नंबर एवं बैंक खाता नंबर की आवश्यकता होती है अतः इन सब की उपलब्धता एवं सभी डॉक्यूमेंट में नाम, पिता का नाम एवं जन्मतिथि की एकरूपता सुनिश्चित कर ले)

4. डीडीओ द्वारा Paymanager पर कर्मचारी का Master Data फीड किया जायेगा तथा Verify Employee Detail में कर्मचारी के डाटा की जांच कर ESign करके HOD को अग्रेषित किया जायेगा तथा Employee Account Verification में कर्मचारी के बैंक खाते का पुनः सत्यापन किया जायेगा।

5. उक्त प्रक्तिया पूर्ण होने के पश्चात HOD द्वारा Request Approve होने पर कर्मचारी के वेतन बिल नियुक्ति तिथि से बनाये जा सकेंगे।

Note : उक्त प्रश्नोत्तरी सामान्य जानकारी हेतु संक्षिप्त रूप से तैयार की गई है।

प्रश्न- शिक्षा विभाग में किसी राज्य कर्मचारी की मृत्यु उपरान्त सेवा समाप्ति आदेश जारी करवाने की प्रक्रिया बताइए।

उत्तर:- शिक्षा विभाग में किसी भी राज्य कर्मचारी की मृत्यु उपरान्त परिवारजनों को आगे मिलने वाले सभी परिलाभों की प्रक्रिया की यह प्रारम्भिक सीढ़ी सेवा समाप्ति आदेश को जारी करवाना होता है।

सेवा समाप्ति आदेश की परिभाषा- किसी कार्मिक के निधन पर उसके नियंत्रण अधिकारी के आवेदन पर अथवा मृत्यु पर भेजी गई वांछित दस्तावेजो को संलग्न कर भेजी गई सूचना के आधार पर नियुक्ति अधिकारी द्वारा जारी किया गया आदेश होता है। यह कार्मिक की सेवा समाप्ति तिथि का महत्वपूर्ण जायज दस्तावेज कहा जाए तो अतिश्योक्ति नही होगी।

सेवा समाप्ति आदेश की प्रक्रिया-👇

🚹1.कार्मिक की मृत्यु होते ही परिवारजनों को सचेत व प्रेरित कर संबंधित कार्यालय में आवेदन/प्रार्थना पत्र देकर मृत्यु प्रमाण पत्र प्राप्त करना।

🚹2..नियंत्रण अधिकारी द्वारा लेटर हेड पर उक्त आशय का विवरण लिख सेवा समाप्ति के लिए लिखना।अपने पत्र में मृत कार्मिक के संबंध में निम्न बातों का समावेश अवश्य करे-
1.नाम
2.पद
3.जन्मतिथि
4.एम्प्लॉयी आई डी
5.पदस्थान
6.मृत्य दिनांक

🚹3.कवरिंग लेटर के साथ संलग्न किये जाने योग्य दस्तावेज-👇

1.मृत्यु प्रमाण पत्र की प्रमाणित प्रतिलिपि
2.सेवा पुस्तिका के प्रथम पेज की प्रमाणित प्रतिलिपि

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🚹4.विशेष नोट- अलग – अलग कार्यालयों/जिलों में अलग अलग दस्तावेज संलग्न करने का प्रचलन है।
क्रम संख्या 1 व 2 पर अंकित दस्तावेज कवरिंग के साथ सभी जगह अनिवार्य बाकी अन्य का आप आपके जिले व कार्यालय की अपेक्षा के अनुसार कमी व वृद्धि कर सकते है।
यदि सभी उपलब्ध हो तो अधिकतम भी संलग्न किये जा सकते है।

🚹5.उक्त प्रक्रिया अपना कर नियंत्रण अधिकारी/DDO से प्रमाणित कर इसे ईमेल के माध्यम से (कोरोना लॉकडाउन के दौरान) व साधारण दिनों में हार्ड कॉपी भी नियुक्ति अधिकारी के कार्यालय में भिजवा सकते है।

🚹6.जावक रजिस्टर में उक्त सूचना दर्ज करके जावक क्रमांक का उल्लेख जरूर करे तथा भेजे गए ईमेल की दिनांक व समय याद रखे।

🚹7.आप द्वारा भेजी गई सूचना प्राप्त होते ही संबंधित कार्यालय त्वरित कार्यवाही कर इसे जारी कर देंगे। जिसे आप ईमेल / व्हाट्सएप्प/cbeo/वेबसाइट के माध्यम से प्राप्त कर पाएंगे।

🚹8.पत्र में अपने कार्यालय का पता, मोबाइल नंबर व ईमेल एड्रेस का उल्लेख करना नही भूले।

प्रश्न #157 : सेवाकाल के दौरान अर्जित शैक्षिक और प्रशैक्षणिक योग्यताओं को सेवा पुस्तिका एवं वरिष्ठता सूची में कैसे जुड़वाएं ?

उत्तर:- ( शिक्षा विभागीय नियमावली दिनांक 31.12.1995 तक जारी निर्देशों,परिपत्रों एवं नियमों पर आधारित) प्रकाशन वर्ष 1997 प्राथमिक एवं माध्यमिक शिक्षा निदेशालय, बीकानेर- परिशिष्ट 5 . 2 .2 के अनुसार योग्यता अभिवृद्धि

शिक्षा विभाग, राजस्थान अपने कर्मचारियों को अपनी योग्यता राज्य सेवा में रहते हुए वृद्धि करने के अवसर प्रदान करता है। इस हेतु शिक्षा विभाग के कर्मचारियों एवं अधिकारियों हेतु विभाग में एकरूपता लाने हेतु नियम व प्रणाली निर्धारित है। विभागीय नियमों व प्रणाली की पालना करता हुआ कोई कर्मचारी सेवा में रहते हुए अपनी योग्यता अभिवृद्धि करता है तो उसके सेवा अभिलेख एवं वरिष्ठता सूची में अंकित करने हेतु विभाग द्वारा प्रक्रिया निर्धारित की गई है। इस हेतु संस्था प्रधान द्वारा संक्षिप्त में निम्न दिशा निर्देशानुसार कारवाही की जानी चाहिए।

1 .सर्वप्रथम सम्बन्धित कर्मचारियों द्वारा ज्यों ही योग्यता अर्जित की जाए उस परीक्षा की अंक तालिका की सत्य प्रतिलिपि सम्बन्धित सक्षम अधिकारी को प्रस्तुत कर देनी चाहिए।

2. कर्मचारी अपनी योग्यता अभिवृद्धि को सेवाअभिलेख में इंद्राज कराने हेतु निर्धारित प्रपत्र ‘क ‘में भरकर सूचना देगा।

3. प्रपत्र ‘क’ व मूल अंक तालिका /प्रमाण पत्र को देखकर सक्षम अधिकारी प्रपत्र ‘ख’अपने कार्यालय के सेवा पुस्तिका एवं वरिष्ठता सूची में प्रविष्टि हेतु आदेश निकालेगा। इनकी एक प्रति सम्बन्धित कर्मचारी की सेवा पुस्तिका में लगाकर उसकी सेवा पुस्तिका के निर्धारित पृष्ठ में योग्यता का इंद्राज करेगा।

4 .अभिवृद्धित योग्यता का प्रमाण पत्र/ अंकतालिका की सत्य प्रतिलिपि को अग्रेषित करने वाला अधिकारी मूल प्रति से जांच करेगा।

5 .वरिष्ठता सूची में अभिवृद्धि योग्यता दर्ज कराने हेतु निर्धारित प्रपत्र क व ख है जो कि सक्षम अधिकारी को भेजे जाते हैं।

6 .प्रपत्र क व ख की पूर्ति की जाकर उसमें दिए गए विवरणों की वरिष्ठता सूची एवं मूल अभिलेख से जांच कर ही सक्षम अधिकारी को भेजना चाहिए।

7 .निदेशालय में ऐसे योग्यता अभिवृद्धि के प्रार्थना पत्रसंयुक्त निदेशक कार्यालय, जिला शिक्षा अधिकारियों द्वारा न भेजे जाएं जिनकी वरिष्ठता निदेशालय द्वारा निर्धारित कर प्रसारित नहीं की गई हो।

8 .वरिष्ठता सूची में अभिवृद्धि योग्यता का अंकन उसी कार्यालय स्तर पर किया जाता है जहां से वह प्रसारित होती हैं।

9 .वरिष्ठता सूची में अभिवृद्धि योग्यता दर्ज कराने हेतु प्रकरण प्रधानाध्यापक/ प्रधानाचार्य आदि उचित माध्यम से मुख्य ब्लॉक शिक्षा अधिकारी, जिला शिक्षा अधिकारी (मुख्यालय) कार्यालय को प्रेषित करना चाहिए।

10 . पंचायत प्रारंभिक शिक्षा अधिकारी (PEEO ) द्वारा प्राप्त आवेदन पत्रों का परीक्षण कर जिला शिक्षा अधिकारी प्रारंभिक (मुख्यालय ) को सीधे ही भेजे जाएंगे ताकि ग्रेड 3 अध्यापक (प्रा शि) पद की योग्यता अभिवृद्धि व वरिष्ठता सूची का निर्धारण किया जा सके।

11.संयुक्त निदेशक कार्यालय उनके द्वारा प्रेषित वरिष्ठता सूची के आवश्यक संशोधन करके और उनकी एक प्रति निदेशालय को प्रेषित करता है जहां राज्य स्तर की वरिष्ठता सूची में प्रविष्टि की जाती है।

12. संस्था प्रधान को चाहिए की वरिष्ठता सूची में योग्यता दर्ज/ योग्यता अभिवृद्धि कराने का प्रकरण (Sec set up) सीबीईओ के माध्यम से ही प्रोपर चेनल भेजें। सीधे निदेशालय प्रकरण नहीं भेजा जाना चाहिए।

13. संस्था प्रधान माध्यमिक और उच्च माध्यमिक विद्यालय 2nd ग्रेड टीचर्स के प्रकरण वाया सीबीईओ संयुक्त निदेशक कार्यालय को भेजेंगे जिससे द्वितीय श्रेणी अध्यापकों के योग्यता अभिवृद्धि व वरीयता में नाम दर्ज हो सके। संपूर्ण प्रकरण निर्धारित प्रपत्र क व ख तथा दस्तावेजों के साथ भेजे जाएंगे जिसके आधार पर आदेश होंगे।

14. जिला शिक्षा अधिकारी (मुख्यालय) प्रारंभिक तृतीय वेतन श्रंखला के अध्यापकों की सूची के नियम अनुसार योग्यता अभिवृद्धि के आदेश जारी करेगा व वरीयता में दर्ज़ कर सम्बन्धित संयुक्त निदेशक कार्यालय को प्रेषित करेगा।

15. राजपत्रित अधिकारियों के प्रकरण मय आवश्यक दस्तावेजों के निदेशालय माध्यमिक शिक्षा बीकानेर को भेजे जाएंगे। निदेशक महोदय के आदेश से राजपत्रित अधिकारियों के योग्यता अभिवृद्धि आदेश व वरीयता सूची में नाम दर्ज हेतु आदेशित किया जाता है।

योग्यता अभिवृद्धि के सम्बन्ध में कुछ महत्वपूर्ण तथ्य :

• सेवा के दौरान और अर्जित योग्यताओं का सेवा पुस्तिका में अंकन होना चाहिए साथ ही किसी भी संवर्ग के शिक्षक, कर्मचारी / अधिकारी हेतु जारी वरीयता सूची में कार्मिक का नाम सेवा अभिलेख में दर्ज़ योग्यता के अनुसार होना चाहिए।
• निर्धारित योग्यता पश्चात ही सम्बन्धित वरीयता सूची में यह नाम जुड़ते हैं। इन्हीं योग्यताओं और वरीयता के आधार पर कार्मिक का रिक्तियों के अनुसार अगले पद पर प्रमोशन किया जाता है।
• किसी भी तरह की शैक्षणिक या प्रशैक्षणिक योग्यता जो मान्यता प्राप्त बोर्ड या विश्वविद्यालय से की जाती है उसके द्वारा जारी प्रमाण पत्र या अंक तालिका आदि दस्तावेजों के आधार पर योग्यताओं का अंकन कार्मिक के सेवा अभिलेख में किया जाता है। समय रहते सेवा अभिलेख में निर्धारित विभागीय नियम अनुसार योग्यता अभिवृद्धि अंकन करा लेना चाहिए।

“रोजाना एक प्रश्न”
श्री लोकेश कुमार जैन, व्याख्याता,
राउमावि चंदोड़ा (सेमारी) उदयपुर

प्रश्न- सेवा पुस्तिका सम्बन्धित सामान्य नियमावली बतावे ताकि एक कार्मिक को सेवा पुस्तिका सम्बन्धित नियमो या सुझावों की जानकारी प्राप्त हो सके।

उत्तर-सेवापुस्तिका सम्बन्धित निम्न बातें अपनाने का सुझाव कार्मिक को दिया जा सकता है-👇

🔥 कार्यालय अध्यक्ष द्वारा सेवा पुस्तिका के कॉलम 8 में कर्मचारी के हस्ताक्षर होने/ करवाने चाहिए। हस्ताक्षर हेतु GFAR के फार्म GA 32 का कॉलम 8 निम्नानुसार संलग्न है-

🔥 कार्मिक 2/- रुपए प्रति पेज जमा करा कर सेवा पुस्तिका की प्रमाणित फोटो कॉपी कार्यालय से प्राप्त करने का भी प्रावधान है ,उसके लिए भी चाहे तो प्रार्थना पत्र दिया जा सकता है।

👉🏼🔥 निम्न बिन्दुओ को मध्यनजर रखकर अवलोकन करें व कमियों को नोट कर पूर्ण करवाने हेतु निवेदन कर सकते है
⬇️

✅1.प्रथम पृष्ठ अच्छे से संधारित हो।कर्मचारी का नाम व उपनाम नियुक्ति आदेश के अनुसार अंकित हो।

✅2.जन्मतिथि पर पारदर्शी टेप चिपकाई हुई हो ताकि कोई छेड़छाड़ न करे।

✅3.सेवा प्रमाणीकरण प्रतिवर्ष 1 अप्रैल से 31 मार्च तक हो, एवम सेवा प्रमाणीकरण में कोई गैप नही रहे कोई ओवर राइटिंग या कांट छाट नही हो।
विशेष- जिस कार्यालय अध्यक्ष के अधीन पुस्तिका संधारित होती है, वहीं से सेवा सत्यापन होगा। (यदि वेतन अन्य स्थान से आहरित हो तो GA 141 के आधार पर सेवा सत्यापन किया जा सकता है।)

✅4.लीव अकाउंट / अवकाश खाते में नियमानुसार पीएल /PLऔर एचपीएल/HPL सही जोड़ी गई हो तथा जोड़ बाकी सही हो।

✅5.लगभग प्रत्येक प्रविष्टि से संबंधित दस्तावेज पर्सनल फाइल में मौजूद हो जैसे – जोइनिंग, रिलीविंग, प्रमोशन, वेतन – नियमन, वेतन वृद्धि, PL सरेंडर आदेश, अवकाश स्वीकृति आदेश इत्यादि ।

✅6.कटिंग हो तो उसे प्रमाणित करावे।

✅7.जन्मतिथि प्रमाणित हो, एवम उसे cello टैपिंग की गई हो। जन्मतिथि प्रमाणीकरण का आधार भी अंकित हो।

✅8.सेवा से पूर्व एवं बाद में अर्जित की गई योग्यताओं का इंद्राज पूरा किया गया हो जिसमे परीक्षा का नाम,वर्ष,विश्विद्यालय बोर्ड़ का नाम परिणाम रोल नम्बर एवम रिजल्ट डेट आदि अंकित हो।

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✅9.हर वर्ष कार्मिक के हस्ताक्षर किए हुए हो। सेवाभिलेख के फॉर्म GA 32 कॉलम 8 में।

✅10.हर ट्रांसफर, पदोन्नति पर कार्यभार ग्रहण ,कार्यमुक्ति व वेतन नियमन इत्यादि की एंट्री की गई हो।

✅11.जुलाई में वेतन वृद्धि का इन्द्राज कर दिया गया हो।

✅12.समर्पित अवकाश का इन्द्राज लाल स्याही से आदेश सं. वित्तीय वर्ष व माह अंकित करते हुए कर दिया गया है।

✅13.वेतन नियमन नियमानुसार हो।

✅14. नॉमिनेशन फॉर्म DCRG GA 126 भर कर लगा रखा हो।

✅15.मातृत्व अवकाश,पितृत्व अवकाश,चाइल्ड केयर लिव अवकाश ,अवैतनिक अवकाश आदि के इंद्राज को भी अच्छी तरह चेक करें।