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तैयारकर्ता
श्री लीलाराम जी प्रधानाचार्य
राउमावि मुबारिकपुर (रामगढ) अलवर
निवासी- दोहडा (किशन गढ बास) अलवर
Manual for guarding of records in rajasthan
शिक्षा निदेशालय बीकानेर द्वारा जारी शिक्षा विभागीय नियमावली 1997 के अध्याय 8( 2) के अनुसार शिक्षण संस्थान, पब्लिक कार्यालयों में संधारित अभिलेखों के परिरक्षण के लिए जारी अभिलेखों की परिरक्षण अवधि निम्न अनुसार होगी। Manual for guarding of records in rajasthan
1 वर्ष के लिए :
अवकाश आवेदन पत्र, अवकाश रजिस्टर, लिपिक डायरी, जनगणना एवं चुनाव पत्रावली, उत्तर पुस्तिकाएं, प्रश्न पत्रों के लिफाफे एवं शेष रहे प्रश्नपत्र, शैक्षिक कार्य निरीक्षण, अदेय प्रमाण पत्र, अनुपस्थिति प्रमाण पत्र, अध्यापक डायरी, आदेश पंजिका आदि
2 वर्ष के लिए :
प्राइवेट ट्यूशन हेतु अनुज्ञा रजिस्टर, नियुक्ति हेतु आवेदन पत्र, संस्थापन संबंधी सूचना तैयार करने संबंधी अभिलेख, छात्रों अध्यापकों को रियायती टिकट संबंधी पंजिका, विद्यालय संसद पत्रावली, शाला संगम पत्रावली, शाला क्रीड़ा पत्रावली, शिक्षक अभिभावक संघ पत्रावली, प्रमाण पत्रों पर हस्ताक्षर पत्रावली, रेड क्रॉस एनएसएस, एनसीसी, स्काउट गाइड पत्र व्यवहार पत्रावली, परीक्षा केंद्र पत्रावली, परीक्षा संबंधी शिकायत पत्रावली
3 वर्ष के लिए :
अवकाश खाता, लोक सेवा आयोग को आवेदन पत्र भेजने संबंधित पत्रावली, उपस्थिति रजिस्टर (ऑडिट होने तक) आवश्यक प्रारंभिक जांच पंच निर्णय और वाद करण के मामले, बैठकों और सम्मेलनों की व्यवस्था, कार्य ग्रहण प्रतिवेदन प्रतियां, डाक पुस्तिका पत्र व्यवहार, सामान्य पत्र व्यवहार उत्सव रजिस्टर, अल्प बचत संबंधित पंजिका, वृक्षारोपण संबंधित पंजिका, नामांकन अभिवृद्धि पंजिका, चरित्र प्रमाण पत्र जारी करने की पुस्तिका, यात्रा भत्ता बिल रजिस्टर नियंत्रण अधिकारी के प्रति हस्ताक्षर हेतु प्रस्तुत यात्रा भत्ता दावा का रजिस्टर, आकस्मिक प्रभारो का रजिस्टर (ऑडिट होने के बाद) वाहन क्रय भवन निर्माण हेतु, अग्रिम आवेदन पत्र बिलो को भुनाने संबंधी रजिस्टर, चिकित्सा प्रतिपूर्ति बिल (समपरीक्षा पूर्ण होने के 1 वर्ष पश्चात जो भी बाद में हो ) , मानदेय रजिस्टर
5 वर्ष के लिए :
- सेवा पुस्तिका (मृत्यु , सेवानिवृत्ति, पेंशन स्वीकृति के पश्चात जो भी बाद में हो) सर्विस रोल, व्यक्तिगत पत्रावली उपरोक्त अनुसार सार्वजनिक परीक्षा हेतु विभागीय अनुज्ञा आवेदन पत्र
- शिकायत एवं जांच पत्रावली निस्तारण होने के 1 वर्ष तक
- विभागीय जांच पुनः अवलोकन एवंं अपील, 80 सीपीसी सरकार के विरुद्ध सिविल वाद
- कार्यालय निरीक्षण रिपोर्ट रिक्त पदों की पूर्ति के संबंध में पत्राचार
- भवन किराए संबंधी राजकीय आवास आवंटन
- कर्मचारियों से राजकीय भवन किराए संबंधी (बकाया राशि वसूली के बाद)
- हड़ताल व धरने संबंधी पत्रावली
- विद्यालय व नए विषयों को खोलने की विभागीय स्वीकृति पत्रावली
- प्राथमिक से उच्च प्राथमिक विद्यालय होने पर पंचायत समिति से पत्र व्यवहार
- छात्र उपस्थिति रजिस्टर
- छात्रावास प्रवेश पंजिका
- छात्रावास उपस्थिति पंजिका भोजनशाला पंजिका
- छात्र-निधि से भुगतान किए गए वाउचर ऑडिट उपरांत
- छात्र शुल्क रजिस्टर ऑडिट उपरांत
- छात्र प्राप्ति रसीद
- ऑडिट रजिस्टर राशि
- बजट अनुमानों से संबंधित प्रारूप
- लेखा बिलों की पर्ची टीवी नंबर का इन्द्राज बिलों में करने के बाद, लेखा शीर्षक द्वारा व्यय दर्शाने वाले रजिस्टर
- बजट कंट्रोल रजिस्टर आदि के अतिरिक्त बजट मांग पत्रावली
- स्थाई अग्रिम बिल रजिस्टर
- रजिस्टर वेतन भत्तों का
- पोस्टल आर्डर द्वारा किए गए भुगतान का रजिस्टर
- आकस्मिक प्रभारो के डीसी बिलो का रजिस्टर
- आकस्मिक बिल वाउचर अभिस्वीकृति जो कार्यालयों में रखे हुए हैं ऑडिट होने के पश्चात 1 वर्ष तक
- सेवा डाक टिकटों का रजिस्टर आदि।
10 वर्ष के लिए :
विभिन्न प्रशिक्षण में प्रतिनियुक्त पत्रावली, स्थानांतरण नियुक्ति निधि पंजिका, ऋण एवं अग्रिम आवेदन पत्र भवन निर्माण हेतु, सरकार से प्राप्त सहायता संबंधी पत्रावली, छात्रों की जन्म तिथि परिवर्तन (एस आर रजिस्टर में चस्पा किया जाए) छात्र छात्राओं के नाम,जाति परिवर्तन, बोर्ड द्वारा मान्यता, अध्ययन ऋण छात्रों हेतु, छात्र कोष रोकड़ बही, कॉशन मनी पंजिका, छात्रावास रोकड़ पंजिका ऑडिट उपरांत वाउचर ऑडिट उपरांत, यात्रा भत्ता बिल ऑडिट होने के 1 वर्ष, चिकित्सा पुनर्भरण बिल
अन्य दस्तावेज :
पेंशन प्रकरण ( सेवानिवृत्ति, पेंशन स्वीकृति के पश्चात) 7 वर्ष, अमान्य पेंशन प्रकरण 25 वर्ष, संस्थापन रजिस्टर 40 वर्ष, स्कॉलर रजिस्टर 40 वर्ष, टी सी बुक 40 वर्ष,-छात्र ड्यूज रजिस्टर बकाया की वसूली के बाद, छात्र शुल्क मुक्ति पंजिका ऑडिट होने तक, छात्र दंड पंजिका छात्र के विद्यालय में पढ़ने तक ,छात्रों से बकाया वसूली की प्राप्ति पंजिका ऑडिट होने तक, रसीद बुक जारी करने का रजिस्टर ऑडिट होने तक, वेतन बिल और निस्तारण पंजिका 40 वर्ष,अग्रिमो का ब्योरेवार संवितरण लेखा 40 वर्ष, निक्षेप और प्रतिसन्ग्यो का रजिस्टर 20 वर्ष, उधारो और अग्रिम तथा विवरण का रजिस्टर 40 वर्ष ( पूर्ण वसूली के 5 वर्ष तक)
स्थायी अभिलेख :
वेतन वृद्धि रजिस्टर, पदों का सृजन, भूमि अधिग्रहण, दान में प्राप्त भवन संबंधी अभिलेख, भवन निर्माण में अतिरिक्त निर्माण कार्य, राजकीय आवास निर्माण, भूमि अवाप्त करने संबंधी, विद्यालय प्रारंभ खोलने, क्रमोन्नत संबंधी, उच्च प्राथमिक विद्यालय /माध्यमिक विद्यालय में क्रमोन्नत होने पर हस्तांतरण कार्यवाही पत्रावली, पुस्तकालय परिग्रहण रजिस्टर, विभिन्न पत्र-पत्रिकाओं के इंद्राज संबंधी रजिस्टर, खोई हुई व नष्ट हुई पुस्तकों का रजिस्टर, बोर्ड परीक्षा केंद्र होने पर राशि व्यय का ब्यौरा रजिस्टर, स्टॉक सामग्री प्राप्ति रजिस्टर, स्टॉक सामग्री प्राप्ति इंद्राज रजिस्टर, विद्यालय वाहन संबंधी रजिस्टर, रोकड़ बही, चेक ड्राफ्ट, पोस्टल आर्डर आदि की प्राप्ति और निपटारा रजिस्टर, खाता बही,खाता बही लेखे, रसीद, चेकबुक, पर्युक्त, आंशिक प्रयुक्त एवं रजिस्टर, रोकड़ चालान, रोकड़ चालान रजिस्टर, विशेष वसूली रजिस्टर, आहरित वेतन एवं भत्ते का रजिस्टर, सरकार /वित्त विभाग द्वारा जारी परिपत्र/ संशोधन पत्रावली, विभागाध्यक्ष द्वारा जारी आदेश, कार्यालय अध्यक्ष द्वारा जारी आदेश पत्रावली आदि। manual for guarding of records in rajasthan
Note : स्कूलों में कर्मचारी उपस्थिति रजिस्टर,SR रजिस्टर,परीक्षा परिणाम रजिस्टर,कैशबुक आदि जैसे अन्य आवश्यक रजिस्टर जितने भी है उनको लम्बे समय तक संभाल कर रखे जाने चाहिए।